【ビジネスマナー】【新入社員向け】電話対応のマナーについてまとめました。

ビジネスハック

会社で電話をかけるときのマナー。新入社員は是非知っておきたいですね!社会人にとって、電話対応は基本的なビジネスマナーなの、でしっかりと身に付けておきましょう。

電話をかけるまえに確認すること

・朝一番は避ける

・時間外は避ける

・帰宅間際は避ける

・用件を伝えるために必要な資料などは手元に準備しておくことが大切

・電話を切ってから言い忘れに気づくということも多いので、事前に内容と順序を整理してメモを
とり、それを見ながら話すようにしましょう。

 

会社名、氏名を名乗る

・自分の名前を名乗る(会社名、部署名、氏名)
「○×物産営業部の××と申します」

・御礼の気持ちを示す挨拶の常套句
「いつもお世話になっております」

・取り次いで欲しい相手の名前を言う(部署名、役職、氏名)
「営業部の○○部長様はいらっしゃいますでしょうか」

・電話をかけた名指し人の部署、役職、氏名など、必要なことをはっきりと告げるようにしましょう。

相手が電話に出たら

「いつも大変お世話になっております。」

「今、よろしいですか?」という一言が、相手に好印象を与えるのです。

「○○についてご確認したいのですが、今よろしいでしょうか?」

「こんにちは。○○社の鈴木と申します。今お電話、よろしいでしょうか?」
などの問いかけを習慣になるように訓練しましょう。

「先日、お問い合わせいただきました、○○の件でお電話いたしました」
「今回お送りいただいた資料について、2、3聞きたいことがあるのですが」

など、‘‘簡潔‘‘に電話の目的を伝えましょう。

要点確認と締めくくりのあいさつをする

ひととおり話が終ったら、正確に伝わったかどうか再確認しましょう。

とくにアポイントの設定などは間違いのないように、日時や場所を復唱することが大切です。

先方が受話器を置いたのを確認してから切るようにすると丁寧です。

 

電話を受ける時のマナー

・電話がかかってきたら3コール以内に取る

・電話を受ける時「もしもし」はNG

・先方の社名・お名前を復唱する

・先方が名乗らない、聞きとりづらい場合は聞き直す

・取次ぎは、いったん保留にしてから行う

・取次ぐ相手が不在の場合は、不在であることを伝える

・自分で対応できない場合は、一度確認する旨を伝える

・個人情報は口外しない

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