【生産性向上】役立つExcelのテクニックをまとめてみた

Microsoft Office

Excelは多くの方が仕事で使用されていると思います。
仕事に役立つテクニックをまとめてみました。

[簡易印刷]で文字欠けをチェック

画面での表示上は問題ないのに、印刷したらセル内の文字が欠けていることがあります。これはディスプレイの表示とプリンターの印刷の処理の違い(Excelの仕様)によるものです。

都度対処する必要がありますが、毎回カラー印刷して確認・修正を繰り返すと、時間だけでなく紙もインクも無駄になってしまいます。文字欠けのチェックには[簡易印刷]の機能を使ってみましょう。
【エクセル時短】印刷でありがちな「セル内の文字欠け」を解消! 紙とインクの無駄も減らすワザ

複数のデータラベルを表示する

例えば、円グラフや積み上げ棒グラフなどで、データの値とパーセンテージの両方を表示したいことがあります。データラベルは[ラベルオプション]の項目で簡単に追加できます。

2軸グラフを作成する

グラフの左右に軸のある2軸グラフも[グラフの挿入]ダイアログボックスから作成できます。一見難しそうですが、どのデータ系列を何の形式のグラフにするかが決まっていれば簡単です。

凡例に表示する文字列を編集する

凡例の文字列は、タイトルや軸ラベルと同じように直接編集することができません。これはグラフの元データと紐付いているためです。凡例の文字列は[系列の編集]ダイアログボックスで変更します。

グラフの書式をまとめてコピーする

以前に作ったグラフと同じような形式にしたいときは、作成済みのグラフの書式をまとめてコピーしてしまいましょう。グラフをコピーしてから元データを修正する手間が省けます。

具体的な方法は↓
【エクセル時短】「グラフだけで1時間」からの脱却。思いどおりに仕上げる定番ワザ5選

「オートフィル」/「フラッシュフィル」

「オートフィル」と「フラッシュフィル」は、データ入力の補助をしてくれる機能。

「オートフィル」は並びになった連続データを自動入力してくれ、主に日付・曜日・数字を入力したい時などに使います。

一方、「フラッシュフィル」は、Excel自体がデータの規則性を判断し、それに基づき自動入力してくれる機能。

表作成では「テーブル」機能を活用する

「テーブル」は、表を圧倒的に管理しやすくなるExcelの機能(「挿入」タブ→「テーブル」)。ボタン一つで表の見栄えを整えることができ、並べ替えやフィルターも一発です。

例えば、先頭の行にSUM関数などの数式を入れれば、2行目以降のセルにも自動的にSUM関数が反映されるなど、至れり尽くせり。

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