【生産性向上】役立つWordのテクニックをまとめてみた

Microsoft Office

【生産性向上】役立つWordのテクニックをまとめてみました。

箇条書きの挿入

文章を書いていて、箇条書きにした場合や、段落番号をつけたい時にメニューから選択しなくても、キーボード操作をすることができます。
箇条書きの場合は、「*(アスタリスク)を入力+スペースキー」です。

コメントボックスの追加

Wordで書かれた文章が送られてきた時、訂正箇所や追加箇所などを伝えるときに、コメントボックスを使って相手に伝えることができます。
該当テキストをハイライトして、メニューの「校閲」から「コメントの挿入」をクリックすると、コメント欄が追加されます。

文書の中にブックマークをつくる

wordでよく使う作業箇所は、ブックマークしてしまう手がある。
ブックマークしたい位置にカーソルを移動し、「挿入」タブからブックマークを選択、好きな名前を付ける。
飛びたい時には、同じ「挿入」タブのブックマークから飛びたい場所の名前を選び、「ジャンプ」を押す。
あるいは、CTRL+SHIT+F5を押すと、ショートカットでブックマークのウインドウを呼び出すことができる。

基本的なWordのショートカットキー

・Ctrl+C   選択した範囲のテキストをコピーする
・Ctrl+X   選択したオブジェクトやテキストを切り取る
・Ctrl+V   コピーしたオブジェクトやテキストをペーストする
・Ctrl+A   すべてを選択する
・Shift+←  カーソルより左側へあるテキストを選択。←を1回押すごとに1文字ずつ選択できる
・Shift+→  カーソルより右側へあるテキストを選択。→を1回押すごとに1文字ずつ選択できる
・Ctrl+Z   直前に行った操作をもとに戻す
・Ctrl+Y  直前に行った操作を繰り返す。「Ctrl+Z」でもとに戻した後、
その操作を取り消すこともできる

・Ctrl+S    ドキュメントを保存する
・Ctrl+F    検索ウィンドウを開く

アウトライン表示を活用する

アウトライン表示の使い方です。ツールバーの「表示」メニュー内に、「アウトライン表示」がありますね。ここをクリックすると、通常の印刷レイアウトからアウトライン表示に切り替わります。文章を校正するタイトルや見出し、概要などを入力したら、あとはドラッグ&ドロップをするだけです。印刷レイアウトに戻すと、文章に見出しなどのスタイルが適用されていることがわかります。

文書にパスワードロックをかける

Wordの文書にパスワードロックをかけることができます。普段、他人に見られないようにするためにロックもかけれますし、ロックをかけることで添付してメールで送っても安心です。特に大事な文書などは、セキュリティの観点からパスワードロックをかけていた方が良いと言えるでしょう。パスワードロックする場合は、メニューからファイルを選択し、「文書の保護」から「パスワードを使用して暗号化」を選べば文書にパスワードロックを設定することができます。

セクション区切りを挿入、削除、または変更する

セクションを使用することで、文書のさまざまな部分に対して、ページのレイアウトと書式設定のオプション (行番号、段組み、ヘッダーとフッターなど) を個別に設定できます。 たとえば、セクションを使用して、レポートの導入部を 1 段組みとして書式設定し、レポート本文を 2 段組みとして書式設定できます。 Word では、ユーザーがセクション区切りを挿入しなければ、文書は 1 つのセクションとして扱われます。
セクション区切りを挿入、削除、または変更する

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