スケジュール管理術についてまとめてみました。
仕事に優先順位をつける
効率的に仕事を進めていくためには、まず自分がこなさなければいけない仕事に対して優先順位をつけることが必要になります。順位をつける際には、経験や感覚といった曖昧な基準に頼るのではなく、明確な評価軸をもって順位付けをすることが大切です。
・その仕事を後回しにしたらどんなリスクがあるのか
・その仕事のミスはどれくらい許容されるのか
・その仕事を優先することで自分が得られるメリットは大きいのか
・その仕事は一度やったらどれくらい効果が持続するのか
作業時間を正確に見積もる
自身が過去に同様の仕事を行なった際にどれくらいの時間がかかったのかというデータです。
そのため、日々の仕事の中で作業を行なう際には、それにどれくらいの時間がかかったのかというデータを記録して、将来のスケジュール作成の参考になるようにしておきましょう。
「シンプル」なスケジュールにする
シンプルなスケジュール管理の一例として、スケジュール管理ツールを一元化するということがあげられます。
プライベートは手帳やスマホのアプリで管理し、仕事はパソコンのカレンダーで管理しているという人も多いかもしれません。しかし、複数のツールでスケジュール管理するのはあまりおすすめできません。
【プロジェクト管理ツールを家庭に導入して2年】実感した6つの変化
タスクを５つに分類すればもっとうまく時間を管理できるようになる
イベントを個別に管理する目的は大きく２つあります。
•期限や予定をすっぽかさないようにする
•イベントのダブルブッキングを防ぐ
ツールについてですが、イベントは日時が決まっていることですからカレンダー形式のツールが最適です。紙の手帳でもいいですが、繰り返し発生するイベントもあるでしょうからデジタルツールの方が利便性が高いでしょう。
タスクを個別に管理する目的は大きく３つあります。
•タスクごとの実行順序や実行タイミングを計画しやすくする
•やるべきことを明確にすることでタスクの抜け漏れを無くす
•やるべきことを外出しすることで気になることを頭から追い出す
ツールについてですが、タスクは量が多くなりがちなので追加が容易なものがいいでしょう。これが第一の要件です。また、条件に応じて必要なタスクだけを柔軟にフィルタリングできるものが望ましいです。
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