【業務効率化】Microsoft Teamsの便利な使い方
Microsoft Teams とは？
チャット、ビデオ会議、音声通話がひとつになったグループ チャット ソフトウェア。Office 365のハブとなって、チーム⼒を引き出します。多忙なメンバーが同じ場所に集まることが難しい場合でも、まるで同じ会議室にいるかのように情報を共有しながら意見を交わし、一緒に資料を編集することができます。
Microsoft Teams は、Office 365 でのチーム コラボレーションのハブです。チームが結束して成果をあげるのに必要な人、コンテンツ、ツールがここに集まります。
「Teams」の特徴は、なんといっても、ひとつのアプリケーション上で、「ファイル管理」「メモの共有」「会議のスケジュール管理」などのあらゆる作業を完結することができる。
Microsoft Teamsの使い方
チームの作成
共同作業をする場所と参加メンバーを設定できます。まず画面左にある「チーム」のアイコンをクリックしたあとに、「チームに参加またはチームを作成」をクリックします。
次に、画面左下の「ユーザーを招待」をクリックします。
ユーザーを招待した後は、チャネルを作成します。
チャネルとはチーム内の専用セクションです。チームという場所では広すぎる場合などで、より細かく分けた場所をチャネルと呼んでいます。例えば、チームで進めている複数の業務を個別に、それぞれチャネル化していきます。チームのメンバーは、チームのどのチャネルにも参加できます。
ビデオ会議機能の使い方
画面の共有
会議画面の中央にある共有マークを押すことで以下のような画面が共有できます。
・デスクトップ
・ブラウザなどのウィンドウ
・PowerPoint
・ホワイトボード
通常の会議のようにホワイトボードにメモをしながら会議を進めることも可能で、遅れて参加したメンバーの情報のキャッチアップにも役立つでしょう。
共有をやめる場合は共有の停止をクリックすれば通常の会議画面に戻ることができます。
会議を録画する
会議のメニューバー（…）となっている部分をクリックし、録画の開始をクリックしましょう。
会議を記録していることは他メンバーにも共有されます。
会議の記録を終了する場合は同じメニューバーから録画の停止を選択してください。
録画が完了すると自動的にMicrosoft Streamに録画が保存され、再生が可能になります。
こちらの動画をそのまま議事録として使用したり、参加できなかったメンバーに共有することで情報をくまなく伝えることができるでしょう。
チーム全体へのメンション
@teamまたは@(チーム名) をつけてメッセージを送付する。
Teamsにリンクをきれいに貼る方法
Microsoft TeamsのTeams会議予定をGoogleカレンダーにPower Automateを使って同期する
ホワイトボードの使い方
Microsoft Teams 会議の Whiteboard 統合には、Web 用 Whiteboard が利用されています。これにより、Teams 会議の出席者は、共有デジタル キャンバス上で一緒に描画、スケッチ、および書き込みを行うことができます。
Teams会議から共有アイコンをクリックします。
下段に出てくる共有の選択肢から「Microsoft Whiteboard」をクリックします。
ペンを使って自由に書くことができます。
公式サイトからのYouTube解説動画
メンションとは？
メンションというのは、メッセージ中に「＠+相手のユーザー名」をタイプすると相手に通知が行くシステムのことです。
なのでチームスのスレッドに書き込むときは普通「@〇〇〇さん – お疲れ様です。～～～」みたいな感じで宛先を指定します。
テスト通話を行う
テスト通話を行うには、プロフィール画像を選択し、[設定] > [デバイス] の順に選択します。
[オーディオ デバイス] で [テスト通話を行う] を選択します。
テスト通話では、マイク、スピーカー、カメラの動作状況を確認できます。 テスト通話ボットの指示に従い、短いメッセージを録音します。 録音したメッセージが再生されます。 その後、テスト通話の概要が表示されます。デバイスの設定に移動して、変更することができます。
Wiki
TeamsのWikiでは、編集画面からコンテンツの追加や削除、変更を行えます。
編集したいWikiのページで「ここに新しいセクションを追加」をクリックし、必要な内容を入力しましょう。「ここにコンテンツを追加」では、上部のボタンから、テキストの書式設定や、図や表の挿入も可能です。
Teams内にある他のWikiページへのリンクを張るには、既存のセクションの右にある「・・・」から「リンクをコピー」を選択します。
パソコンに保存されている画像や、OneDriveなどから画像の追加が可能です。
上部のバーから「画像」のアイコンを選択します。
「画像」アイコンにマウスを乗せると
・チームとチャネルの参照
・Onedrive
・コンピューターからアップロード
の選択肢が出てきます。
Microsoft Teamsでタスク管理をする
各チャネルを開く所上記のメニュータブに [+（タブを追加）] ボタンがあります。
こちらをクリックするとMicrosoft Teamsに連携できるアプリが一覧で表示されるので、そこからPlannerを選択するだけ。
タブに設定するとMicrosoft Teams上でPlannerの機能を利用することが出来ます。
Teamsでスケジュールを管理する
Microsoft Teamsを使ってスケジュール管理を簡単に行うには、主に4つの方法があります。
②Teams予定表
③シフト
④SharePoint
Teamsの予定表は、もともとOutlookと連携しています。
Outlookで入れた予定と会議の予定が一つの画面で確認できるため、大変便利です。
画面上、Teamsの予定表には会議予約のボタンしかありませんが、ここから会議ではない予定を記入しても問題なく利用できます。
ただし、Outlookカレンダーの一部の機能が使用できないため、その点だけ注意が必要です。
特に、予定の公開設定ができず、すべての予定がデフォルトで「予定あり」として公開されるため、非公開にしたい場合や仮の予定として予定を立てるときには、Outlookカレンダーを利用する必要があります。
TeamsとPlannerを連携させる方法
Teamsでタスク管理アプリのPlannerを使うには、まずサインインします。
表示された画面の左側にコンテンツのアイコンがあるので、「チーム」をクリック。
するとチャネル画面が表示されます。
次に、チャネル画面の上部にある「＋」マークをクリックします。
クリックすると、「タブの追加」画面になり、使えるツールのアイコンが表示されます。
その中から「Planner」を選んでクリックすれば、Teamsに「Planner」のタブが新しく追加され、連携して使えるようになります。
無償版 Microsoft Teams の Web 会議に Teams アカウントを持たないユーザーを招待する方法
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