【ビジネスハック】PDFの便利な活用法

ビジネスハック

いろんな場面でPDFを使用していると思いますが、その便利な方法について調べてみました。

PDFとは?

PDFは情報の配布・交換・蓄積を電子的に行なうために用いられます。

PDFは文字、図形、表などを紙に印刷するようにレイアウト(配置)したページの状態を保存するためのファイル形式の名前です。Portable Document Format(ポータブル・ドキュメント・フォーマット)の頭文字を取ったものです。
PDFは、「Portable Document Format」の略で、データを実際に紙に印刷したときの状態を、そのまま保存することができるファイル形式です。どんな環境のパソコンで開いても、同じように見ることができる、「電子的な紙」なのです。

PDFは仮想のプリンター(PDFプリンタードライバーともいいます)を使ってアプリケーションの印刷機能から作成する方法が普及しています。作成されるPDFには印刷したのとほぼ同じイメージが保存されます。

通常、WordやExcelといったアプリケーションソフトで作成したデータは、同じソフトを持っていないと開くことができません。データを相手に送っても、見てもらえないこともあるのです。また、作成したパソコンとは別のパソコンで開いた場合には、フォントが置き換わってしまったり、レイアウトが崩れてしまったりすることもあります。ところがPDFなら、相手がどんな端末でも、情報をそのまま共有できるのです。

Acrobat Pro DC とは

「Acrobat Pro DC」とは、PDFの作成・閲覧・編集などPDFに関する作業を行うことができる高性能なアプリです。
パソコン・スマートフォンで使用することができる無料アプリ「Acrobat Reader」は閲覧・印刷のみ、スマートフォンで使用できる無料アプリ「Adobe Scan」は紙資料を読み取ってPDF化・編集のみ行うことができることに比べ、パソコンで使用できるAcrobatは非常に多機能かつ高性能であることがポイントです。

無料アプリに搭載されている機能のみではPDFに関するなかなか業務の進行スピードがあがらない、という方は「Acrobat Pro DC」の導入の検討をオススメします。

Acrobat Pro DCのみ利用できる主な機能

PDFファイルを自動最適化することが可能
タブレット端末での編集
オーディオや動画などの追加
PDFの保護

 

Acrobat Pro DCの便利な小技

1.ファイルの結合
WordやExcelなどで作成したファイルや、オーディオや動画ファイル、PDFファイルなど、各種ファイルを1つのPDFに結合する方法です。

2.PDFをWordやスプレッドシートなどの他のファイル形式へ変換する
PDFファイルを、WordやExcel、スプレッドシートなど他のファイル形式へ変換する方法です。

3.PDFへ署名を入れる
PDFファイルへ署名を入れる方法です。
キーボードでの入力はもちろん、手書き署名の記入や署名画像の挿入もできます。
名前だけではなく、組織名や役職、日付などのテキストも入力も可能で、ファイルを保存すると署名やテキストなど追加した項目がPDFの一部となって保存されます。

4.ファイルの比較
2つのバージョンのPDFファイルを作成した際に、簡単に比較することができる方法です。
この機能は、Acrobat 2017に新機能として追加されたものです。

5.送信とトラック
作成したPDFファイルをオンラインストレージに保存してPDFファイルの共有URLを発行したり、共有相手がファイルを確認したがどうかを追跡することができる共有URLを設定することが可能です。

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