Outlookの便利な機能についてまとめてみた

Microsoft Office

Outlookの便利な機能についてまとめてみました。

定型文を登録しておく

メール冒頭に「○○様 いつもお世話になっております。××会社の△△です。」などと入れることの多い仕事上のメールですが、この文章を定型文として登録しておけばより時短になります。
よく利用するフレーズなどは特に定型文として登録しておくのがメリットと言えますので、ぜひ登録しましょう。

定型文の登録方法ですが、まずは新規メール作成画面を開きます。[ホーム]タブで「新しい電子メール」をクリックしてください。([Ctrl]+[N]のショートカットキーでも開くことができます)

署名を登録しておく

仕事であれば、メールの文末に署名を入れることも多いはずです。その署名が簡単に入力できるメリットは大きいのではないでしょうか。

署名の設定方法ですが、署名作成画面の開き方は2つあります。先ほどの新規メール作成画面から作成する方法と、「ファイル」メニューの「オプション」で設定する方法です。

コピペで使えるビジネスメール署名

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株式会社○○○○

○○部

陸波 ゆうき Yuki Rikunami

〒000-0000 東京都○○区1-2-3

TEL: 03-0000-0000 FAX: 03-0000-0000

Email: yamada@example.com

URL: http://example.com/

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株式会社○○○○

○○部

陸波 ゆうき Yuki Rikunami

〒000-0000 東京都○○区1-2-3

TEL: 03-0000-0000 FAX: 03-0000-0000

Email: yamada@example.com

URL: http://example.com/

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仕分けルールを設定する

あらかじめメールの仕分けをしておけば、重要なメールを見落とすことなく、優先度の高いものから迅速に対応することができます。また過去のメールを見返したいときも、そのメールが他のメールに埋もれず、探し出しやすくなります。メールの整理や探す手間がなければ、業務効率も上げられます。

また、部署異動などで職場環境が変わった場合も、以前と現在の送信元でメールが混ざってしまうことなく整理できます。

Outlookのメールを仕分けするには 基本的な仕分け方法から設定方法まで紹介

クイック操作の設定

クイック操作は、日常、よく行う定型の操作を登録して手軽に実行できるようにする機能です。

クイック操作では、メール メッセージに同時に複数のアクションを適用します。 メールボックスの管理を簡単にできます。 たとえば、頻繁に、特定のフォルダーにメッセージを移動すると、1 回のクリックでメッセージを移動するのにクイック操作を使用することができます。 または、上司や同僚にメッセージを転送する場合、タスクが 1 回のクリックのクイック操作を簡素化できます。

【Outlook時短技】メール転送が1クリックに!会社員なら使うべき「クイック操作」3選

不在時の自動返信を設定する

Exchangeアカウントを利用している場合、[ファイル] をクリックし、メニューの [情報] タブをクリックする。表示された画面で、[自動応答 (不在時)] をクリックし、[自動応答を送信する] をオンにする。ここで、不在通知を送信する期間を表示することもできる。

[ファイル]をクリックして、[自動応答 (不在時)] が表示されない時は、不在時にOutlook を実行したままにしておき、ルールを使うことで、受信したメールに自動応答することが可能になる。

まず、不在時のテンプレートを作る。手順は、新しいメールメッセージを作成し、名前を付けて保存する。
その際、[ファイルの種類] で [Outlook テンプレート (*.oft)] を選択する。次に、不在時のルールを作成する。
それには、[ファイル] - [仕分けルールと通知の管理]を選択し、 [電子メールの仕分けルール] タブで、[新しい仕分けルール] をクリックする。
ここで、[受信メッセージにルールを適用する]をクリックし、[特定のテンプレートを使って返信する] を選択し、返信用のテンプレートを選択する。

ショートカットを使う

  • メールに返信する(Ctrl + R<受信した相手のみ>、Ctrl + Shift + R<全体に返信> )
  • メールの新規作成 (Ctrl + N)
  • メールを送信する(Alt + SまたはCtrl + Enter)
  • メールの検索 (Ctrl + EまたはF3)

Outlookの効率的な使い方28|ショートカットキーや時短ワザを紹介(メール送信や検索など)

Outlook 2016のおすすめ設定17選! 使えるショートカットも紹介

コピペで使える!メール署名テンプレート集20選と署名作成のポイント

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